情報通信
オンライン会議の内容・録画ファイルはステークホルダーが管理する
新型コロナウイルス禍の終わりが見えない。昨今、オンライン会議がビジネスの新常態として定着した感がある。社内外での打ち合わせだけではなく、対面型の営業活動もオンラインで実施する機会が増えている。
特に金融業界では、資産形成の相談も増加傾向にあり、リモートのしくみ・非対面による営業活動の検討が進められている。が、通常のオンライン会議録画ファイルは、管理権限・再生権限ともに会議主催者の管理となり、部門責任者による一括管理・再生ができない。さらに、オンライン面談内容を証跡とする、録画ファイルの長期保存も求められているという。
ネットワンは、オンライン会議録画ファイルの一括管理・保存を実現するサブスク型「録画管理サービス」を7月に開始した。オンライン会議システム「Webex Meetings」と、コンテンツクラウド「Box」を組み合わせることで、組織単位でのオンライン会議の録画ファイルの一括管理と保存を具現化。新サービスは、①顧客組織に合わせた権限管理で、ガバナンス向上を実現、②任意の保存期間を設定可能といった特長を備えているという。
録画ファイルによる取引記録はコンプライアンス・訴訟リスク・クレーマー対策等の観点から、部門責任者による内容確認と承認が重要だ。そこで①により、録画ファイルを組織単位での一括管理に変更できる。部門責任者は取引記録の承認だけでなく、録画ファイルの再生・ダウンロードも管理できる。組織単位での録画ファイルの適正な管理およびガバナンス向上を達成できる。
②では、「Webex Meetings」から取得した録画ファイルは「Box」に保存し、任意の保存期間を設定でき、取引記録を法的に定められている期間で保存することが可能だ。さらに、録画した面談記録を取引時の証跡として活用することで、従来必要だった申込書への署名や捺印が原則不要となり、リモートでの取引を促進できるという。