情報通信
事例！案件照会システムで社内のワークフローデータを見える化する
部署単位でさまざまな業務改善や効率化を行っている。それらの進捗の月例報告会にて、'20年度に社内業務DXを進めるプロジェクトが立ち上がり、ワークフローシステムの改善に取り組むこととなった。
e-文書法などに応えていくためにも、購買データから経費精算、受注承認、品質管理データ等あらゆる業務に関わるワークフローのデータ整備が急務であった。既存のしくみでは、そこに蓄積された日々の業務内容について、各社員は自身が携わった案件や直近のデータしか確認ができず、過去案件や他の社員のワークフローデータを確かめる際には毎回個別に、情報システム担当者に照会作業をしてもらっていた。
社員の知見の共有が制限されていたうえ、情報システム担当者の業務軽減が課題になっていた。航空機の内装品の製造などを手掛けるジャムコは、社員自らが過去案件を自由に検索できる仕組みづくりを検討――。社内のワークフローデータを可視化する案件照会システムの構築にあたり、ドキュメント管理ソリューション「SPA」を導入した。と、今月25日にウイングアーク１ｓｔが発表した。
データ活用ツールとして「SPA」を用いる。ジャムコは、PDF化したワークフローデータを「SPA」に格納して階層管理する。これにより、社員が他の社員のワークフローデータや過去に起案した案件を自由に検索できるようになり、社内の知見を共有する体制ができ、情報システム部の業務効率化も実現した。定期的な監査への対応についても、案件照会システムの活用によりワンクリックで検索・照会ができるようになった。
基幹システムからの帳票出力基盤の用途で「SVF」、予実管理などの経営管理ダッシュボードおよび生産現場の可視化で「MotionBoard」とデータ基盤ソリューション「Dr.Sum」を活用していたジャムコは今回、既存ソリューションと親和性が高く効率的な連携ができることを考慮したという。