あらゆるオフィス文書を、従業員一人一人へクラウドで自動配付

Web給金帳Cloudの最新版では、総務部門が従業員に対して、紙での手渡しや1通1通メールで送っていたオフィス文書をクラウドで配付したり回収したりできるようになる。給与・賞与明細の電子化に加えて、オフィス文書の受渡しを自動化することで、書類配付や回収の手間がなくなり、生産性向上による働き方改革をさらに推進できると説明する。

新機能の「ファイル宅配ボックス」は、WordやExcel、PDFなどあらゆる形式のファイルを、クラウドを使って対象の従業員へ自動配付できる。給与や賞与明細だけでなく、辞令や申告書、勤務シフト表など様々な書類の受渡しで利用できる。さらに、従業員は専用ページにログインすれば、勤務地や勤務時間にとらわれず、いつでもどこでも安全に様々な書類を受け取れるようになるため、全社的な働き方改革の推進にも役立てることもできる。

総務部門では、毎月の給与業務以外にも日々様々なオフィス文書を作成・配付している。全従業員共通の内容であればメールで簡単に一括配付できるが、従業員ごとに内容が異なる場合、対象の従業員へのメール1通1通にファイルを添付しなければならない。そのため、大変な手間がかかることもある。

また、作業工数が増えることで、添付ミスや送付先間違いなど手作業による人的ミス発生の原因にもつながりやすい。Web給金帳Cloudを使えば、内容・形式の異なるオフィス文書でも、配付したいファイルをドラック＆ドロップで一括アップロードするだけで対象の従業員へ自動配付できる。手作業の手間が解消される。

さらに、配付したファイルへ記入してもらい、従業員がアップロードすることで回収も可能。また、配付履歴が一覧で表示されるため、後から簡単に履歴を確認可能。あらゆるオフィス文書の自動配付によって、総務部門の業務効率化や負担軽減が図れる。

オフィス文書を電子化するメリットは、用紙代・印刷代のコストや作業負担の削減だけでなく、業務が紙に依存しなくなることで、従業員が場所を選ばず書類内容を確認できることにもある。Web給金帳Cloudを導入することで、総務部門の業務負担を増やさずに、リモートワークや在宅勤務などの働き方改革の推進を支援できるという。