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豊島区民税の証明書、申請・受付はペーパーレスに
あらゆるモノのデジタル化が進んでいるというのに、いまだに紙に頼った業務処理が多い。理由は様々あれども、記入を求められる人は不便を感じるし、求める側では書類の保管や個人情報の扱いに神経と労力、余分なコストも使っているはずだ。
小売店舗などの各種サービス、病院や薬局、金融機関や行政の窓口において特にそう思う。現状を改善すべく、三菱電機インフォメーションシステムズ（MDIS）と豊島区役所は、区民が「特別区民税・都民税（住民税）証明書」の交付を受ける際、"専用ペン"を使用してペーパーレスで申請する実証実験を開始した。
対象となるのは、課税証明書・納税証明書を申請する際に区民が利用する証明書交付サービスで、証明する年度や必要な人の名前・住所・生年月日などを申請書に記載――記入欄が多く記入箇所が分かりづらいことや、年間3万件以上申請のある申請書自体の管理負荷などの問題点があったという。両者は今回、MDISのペーパーレス受付システム「らくかけくん」を使って、プロジェクターで表示された様式イメージに専用ペンで入力する「プロジェクションマッピング技術」を活用する。
区役所を訪れた利用者は、窓口の専用台上で、文字が大きくガイダンス付きの様式投影イメージに直接記入する。と、文字認識技術により手書き文字が瞬時に文字データへ変換される。実証実験では日本語と中国語の二ヶ国語への対応を行う。担当者は、窓口アプリで入力結果の確認や申込書の管理が可能だという。
今回のシステムを用いることで、区民の利便性が向上する。一方、職員にとっては、窓口での確認・問合せ対応の減少や、データ入力、申込書管理負荷の低減等、業務効率化が期待できるほかに、紙が不要となるため、書類保管倉庫のスペース削減も実現できる。
「らくかけくん」のさらなる機能拡充と利便性向上を目指すMDISは、このしくみを様々な業界へ拡販していく構えだ。