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電子契約サービス×コラボツールで自治体業務をスマートに
新型コロナウイルス禍が再拡大している。現在、各自治体ではコロナ対策のほか、それ以前から始まっていた住民のライフスタイルないし人口構造の変化などへの対応で、職員の負担や業務量は増加傾向にある。人手不足は顕在化し、職員の業務効率化やDXが急務となっている。
昨年より行政機関と共に、その運用について検討を重ね、数々の実験において契約書の電子化・ペーパーレス化による業務効率化や生産性向上など、企業と同等の効果があることを確認したという。電子契約サービス「クラウドサイン」を展開している、弁護士ドットコムは今月16日、SBテクノロジーと共同開発し提供する連携アプリケーション「クラウドサインfor Microsoft Teams」の実証実験を、北海道茅部郡森町にて開始すると発表した。
同アプリの自治体における実証実験は今回が初の試みとなる。
会議・チャット・通話・共同作業を1ヶ所で完結できるMicrosoft Teams上で、クラウドサインによる契約締結～締結済みの契約書管理をシームレスに行える。同アプリでは、Teams上で契約内容の調整や確認をした後、クラウドサインによる契約書の送信ができる。契約締結完了・却下のステータスはTeamsチャットへ通知され、締結済の契約書はTeamsのドキュメント共有・管理ツールMicrosoft SharePointへ自動的に取り込まれる。
Microsoft 365およびTeamsの各機能とクラウドサインのコラボレーションにより、契約情報の一元管理が可能になる。森町は、2014年よりOffice 365を導入して業務効率化を進めるなど、ICTを活用した先進的な取り組みを行っていて、今回の実証実験では、従来のクラウドサインによる電子契約業務の効率化を検証するほか、「クラウドサイン for Microsoft Teams」の導入シミュレーションを行うという。